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Manual Interno de Política de Tratamiento de Datos

  1. PROPÓSITO

El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17  de  la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se  destaca el de adoptar un  manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado         cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de  consultas y reclamos.

  1. INTRODUCCIÓN

 

Aliados Inmobiliarios S.A. ha elaborado el presente manual con el propósito de dotar a la empresa, de una herramienta que le permita de una manera clara y definida, dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012, mediante la cual se regula el derecho a la protección de los datos personales.

La ley de habeas data tiene por objeto garantizar el derecho fundamental de los ciudadanos sobre la información, y el poder y control sobre el uso que pueda darse a sus datos personales. Con este manual pretendemos dotar a nuestros colaboradores, clientes, usuarios y proveedores de una guía que les permita conocer en detalle además de los derechos y deberes consagrados en la norma, los procedimientos internos establecidos para hacer viable el ejercicio de este derecho constitucional.

En desarrollo de su objeto social, Aliados Inmobiliarios S.A., actúa en algunos casos como encargado del tratamiento de datos personales y en otros como responsable del tratamiento, razón por la cual y aunque parezca un poco repetitivo, nos referiremos en este documento a las diferentes obligaciones y deberes y haremos mención específica a los artículos de la ley, transcribiendo cuantas veces sea necesario, para evitar interpretaciones erróneas y para dar cumplimiento a lo preceptuado por la norma en su artículo 4 literal en el que señala que se trata de un actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  1. CAPITULO I CAMPO DE APLICACIÓN, OBJETO, AREA ENCARGADA Y PRINCIPIOS RECTORES

 

ARTICULO 1. CAMPO DE APLICACIÓN. Este manual se elaboró con base en los principios consagradas en la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales y se aplicará al tratamiento de los datos personales que en desarrollo de las actividades propias de su objeto social, recoja Aliados Inmobiliarios S.A.

ARTICULO 2. AREA ENCARGADA. Para todos los efectos relacionados con la protección de datos personales Aliados Inmobiliarios S.A., designa a la Coordinación Administrativa y Área de Sistemas, quien propenderá por la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas, dirigidas a garantizar la protección de los datos personales y el cumplimiento de la Ley y sus decretos reglamentarios. Esta área o quien haga sus veces, tramitará las consultas y reclamos formulados, mediante los cuales los titulares de los datos en ejercicio de su derecho constitucional, pretendan consultar, rectificar, actualizar o suprimir los datos sobre los cuales Aliados Inmobiliarios S.A. hace un tratamiento.

ARTICULO 3. OBJETO. Con la expedición de este manual, se pretende dar cumplimiento a lo previsto en la ley 1581 de 2012, articulo 17 literal K “ adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

ARTICULO 4. PRINCIPIOS RECTORES En desarrollo de la ley, el tratamiento de datos es una actividad reglada y se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

  1. Principio de finalidad. El tratamiento de los datos personales obtenidos  debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  2. Principio de libertad. El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  3. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.
  4. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizar el derecho del titular a obtener de ALIADOS INMOBILIARIOS S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  5. Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  6. Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por parte de ALIADOS INMOBILIARIOS S.A. se debe proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento.
  1. CAPITULO II DEFINICIÓN

 

ARTICULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,  decida sobre la base de datos  y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 
  1. CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
 

ARTICULO SEXTO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Aliados Inmobiliarios S.A. en condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Aliados Inmobiliarios S.A., en su condición de responsable del tratamiento.
  3. Ser informado por Aliados Inmobiliarios S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012. Estas quejas solo podrán presentarse una vez el titular haya agotado el trámite de reclamo o la consulta ante Aliados Inmobiliarios S.A.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios derechos y garantías constitucionales y legales
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
 

ARTICULO SÉPTIMO. DEBERES DE ALIADOS INMOBILIARIOS S.A. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

Aliados Inmobiliarios S.A., actúa en algunos casos como responsable y en otros como encargado del tratamiento de datos, por lo tanto en cada actuación, verificará el carácter con que actúa para saber cuáles son exactamente sus obligaciones y deberes.

De conformidad con lo establecido en el art.17 de la ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento debe:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular y cuando el titular lo solicite deberá entregarle copia de esta (paragrafo art. 12 ley 1581 de 2012)
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, y/o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información.
  7. Rectificar la información
  8. Tramitar las consultas y reclamos.
  9. Informar a la autoridad competente (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
  10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
 
  1. CAPITULO IV AUTORIZACIONES, CONSULTAS Y RECLAMACION
 

ARTICULO 8. AUTORIZACION. El responsable del tratamiento, al momento de solicitar la autorización deberá informar al titular de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo, tales como:
    1. Informar y proveer Servicios y/o productos propios y/o de terceros.
    2. Realizar tele mercadeos y suministrar información de interés general, comercial, publicitaria o promocional sobre productos y/o servicios, eventos y/o promociones propios y/o de terceros, a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivos móviles o vía mensaje de texto,.
    3. Realizar encuestas de satisfacción para evaluar la calidad sobre nuestros servicios.
    4. Enviar al Reportes ante las entidades del estado y/o personas naturales o jurídicas para fines legales, tributarios, contractuales, comerciales y jurídicos.
    5. Actualización de Bases de Datos.
    6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivos móviles o vía SMS, información sobre estados de cuenta.
    7. Suscribir contratos con propietarios, arrendatarios y codeudores propios de la actividad inmobiliaria.
    8. Contactar familiares o referencias para transmitir información de interés frente a la relación contractual.
    9. Preservar la seguridad de los visitantes de nuestra sede física, por medio de vigilancia monitoreada por CCTV (circuito cerrado de televisión)
    10. Realizar gestión de cobro de cartera corriente, pre-jurídica y jurídica de las obligaciones que se encuentran en mora de manera directa o a través de terceros.
 
  • El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del
  • La captura de imágenes que podrá realizarse por diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas. Es por esto que informamos la existencia de estos mecanismos mediante anuncios de video vigilancia, ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de CCTV no inspecciona áreas en que la intimidad del titular prime (baños) y será utilizado para garantizar loa seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en estas; esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
  • Contamos con un portal web aliadosinmobiliariossa.com que cumple con la ley de protección de datos, por lo cual no solicitamos datos de naturaleza semiprivada, privada o sensible. Cuando usted proporciona la información solicitada, está de acuerdo en qjue la misma se compile y se use como dicta nuestra política.
  • En el capítulo final de este manual, se encuentran los formatos de aviso de privacidad y autorización.
 

ARTICULO 9 CONSULTA. ALIADOS INMOBILIARIOS S.A, ha dispuesto  para la atención de consultas y reclamos relativos a la protección de datos y con el fin de garantizar los derechos que le asisten, los siguientes canales de información:

 

En todo caso, la consulta de acuerdo con lo establecido en el art. 14 de la ley 1581 de 2012, será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida su consulta la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTICULO 10 RECLAMOS. De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que den lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponde en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de esta situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo, será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Si el titular considera que la respuesta no le satisface, cuenta con un mínimo de 15 días a partir de la recepción de la misma para solicitar que se revalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.
 
  1. CAPITULO V PROCEDIMIENTOS INTERNOS MEDIDAS DE SEGURIDAD
 

ARTICULO 11. GARANTIA DEL DERECHO DE CONSULTA. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, los titulares  o sus causa habientes podrán consultar la información del personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Aliados Inmobiliarios S.A. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las solicitudes presentadas por el titular o su representante, deberán venir acompañadas de:

  • Nombre y domicilio del titular
  • Documento del titular y/o de su representante.
  • Datos personales sobre los que se pretende ejercer el derecho.

En todo caso, se dará cumplimiento al procedimiento señalado en la ley 1581 de 2012, que forma parte de este manual y que está expresamente señalado en los artículos 9 y 10.

ARTICULO 12 MEDIDAS DE SEGURIDAD. ALIADOS INMOBILIARIOS S.A en cumplimiento de los preceptos señalados en la ley 1581 de 2012, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información. Para el efecto entre otras medidas, incluirá este procedimiento dentro de las pautas de calidad, en los procesos de contratación de sus colaboradores y en los contratos mediante los cuales desarrollan su objeto social y en los que actúa como encargado del tratamiento de los datos.

Descargar Formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales